De la secrétaire confirmée à l’assistante

PUBLIC CONCERNE

Secrétaires ou employés de bureau désirant évoluer vers un poste d’assistante.

DUREE

5 jours

MODALITES

5 séances de 7 heures de cours.

 OBJECTIFS DE LA FORMATION

Permettre aux participants de :

• Situer le rôle d’assistante au sein de l’entreprise pour mieux collaborer avec les responsables
• Préparer et mettre en place les moyens pour organiser une réunion ou un événement professionnel
• Acquérir des outils d’organisation et de gestion du temps
• Comprendre l’importance de la communication orale

PROGRAMME

1. Le relationnel

• La communication orale : principes de base
• Ecouter (Principales situations d’écoute)
• Accueillir (Savons-nous juger autrui)
• Gérer les appels (Comment affronter l’interlocuteur)
• Gérer un conflit personnel
• Préparer une intervention orale
• Déterminer et gérer le stress

• La communication écrite
• Les différents écrits professionnels (courrier interne, courrier externe)
• Surmonter les difficultés de rédaction
• Réussir un écrit professionnel
• Attirer et maintenir l’attention du lecteur

      2.Le traitement de l’information

• La prise de notes – diverses méthodes
• Le compte-rendu
• Lecture rapide : savoir lire vite

     3.Organisation et gestion du temps

• Mémoriser les tâches à accomplir
• Déterminer les activités prioritaires
• Recenser, planifier et prévoir les durées
• Respecter les contraintes
• Fixer et atteindre les objectifs
• Mesures et outils de gestion du temps
• Créer un tableau de bord
• Classer et archiver
• Préparer une réunion

METHODES PEDAGOGIQUES

• Alternance d’apports théoriques et méthodologiques
• Nombreuses résolutions de cas pratiques
• Mises en situation et évaluation des acquis